Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass Hersteller von Fahrzeugen und Fahrzeugteilen das KBA informieren müssen, sollte es Anhaltspunkte dafür geben, dass ihre Produkte eine Gefahr für die Fahrzeuginsassen oder andere Verkehrsteilnehmer darstellen. Hinweise auf mangelhafte Produkte erhält das KBA darüber hinaus auch von Verbraucherinnen und Verbrauchern, Behörden, Versicherungen und aus den Medien. Informationen über bestätigte Gefährdungen werden elektronisch zwischen den EU-Mitgliedstaaten ausgetauscht und so den zuständigen Behörden im Ausland sowie Verbraucherinnen und Verbrauchern zugänglich gemacht.
Das KBA leitet solche Untersuchungen ein, wenn aufgrund von Mangelmeldungen der Fahrzeughersteller oder eigener Untersuchungsergebnisse das KBA den vorliegenden Mangel hinsichtlich des bestehenden Umwelt- und Sicherheitsrisikos als kritisch bewertet. Weist ein Produkt tatsächlich Mängel auf, so ordnet das KBA gegenüber dem Hersteller an, dass die betroffenen Produktreihen zurückgerufen werden.
Produktmängel können zu unterschiedlichen Gefährdungen führen. Die Rückrufmaßnahmen variieren daher in der Art der Durchführung. Liegt ein ernstes Risiko vor, ist der Rückruf meist das wirkungsvollste Mittel zum Schutz von Fahrzeughalterinnen und -haltern, unbeteiligten Verkehrsteilnehmern und der Öffentlichkeit. Damit ernste Risiken vollständig beseitigt werden können, müssen Fahrzeughersteller für solche Rückrufe die Halteranschriften aus dem Zentralen Fahrzeugregister (ZFZR) des KBA verwenden.
Neben den Herstellern sind im Übrigen auch die Halterinnen und Halter in der Pflicht:
Ist ihr Fahrzeug Gegenstand eines Rückrufs, müssen sie den Mangel in einer Fachwerkstatt beheben lassen. Das KBA überwacht das Rückrufgeschehen. Stellt es fest, dass Fahrzeughalterinnen oder der Fahrzeughalter trotz Aufforderung nicht an der Rückrufaktion teilnahmen, werden diese in Nachfassaktionen erneut aufgefordert, den Mangel beseitigen zu lassen.
Folgen Halterinnen und Halter auch nach mehrmaliger Aufforderung dem Rückruf nicht, informiert das KBA die örtlich zuständige Zulassungsbehörde, die eine Betriebsuntersagung aussprechen und das Fahrzeug aus dem Verkehr ziehen kann. Die obige Darstellung zeigt die Anzahl eingeleiteter Außerbetriebsetzungen, als Folge der Nichtkooperation bei Rückrufaktionen.